La elección de un software de gestión como aseguran los expertos de Inforges no es un tema sencillo para las empresas. Hablamos de elegir el que va a ser el motor de toda la organización empresarial. Debido a esto, existen múltiples dudas para tomar decisiones y ver qué va a ser lo mejor para cada negocio en cuestión.
¿Qué debemos tener en cuenta para no equivocarnos a la hora de seleccionar un software de gestión?
Lo primero que debemos hacer es pensar no solo en el presente, también es necesario pensar en el futuro del negocio a la hora de elegir esta clase de solución.
Cuando comienza una empresa, entre las decisiones más importantes que debemos tomar, es elegir el programa de software de gestión. Hablamos de una herramienta con la que hay que contar si se quiere que el negocio funcione bien, pero también nos ayudará en la obtención de la necesaria información que vamos a precisar en cualquier instante, siendo una guía importante cuando se deban tomar decisiones de calado. Por este motivo, multitud de empresas se preguntan cuál es el programa que mejor se adapta a la gestión para las pequeñas y medianas empresas.
En este sentido, conviene ser más concretos. No existen dos pymes que sean idénticas, por lo que un programa que funcione muy bien en una empresa es posible que no lo haga del todo en otra. Pensemos también en que si se quiere poner un programa en marcha desde el principio cuando es el nacimiento de la empresa o se hace un cambio desde otro que ya estuviésemos usando.
¿Qué debemos tener en cuenta para no equivocarnos?
Si no queremos errar en la elección, pensemos en una serie de factores que nos serán de gran ayuda:
- Las áreas de mayor funcionalidad de la empresa que deben ser cubiertas: por ejemplo, la contabilidad siempre debe estar obviamente pero después se debe saber si se quiere CRM y gestión de la clientela, compras, ventas, fabricación o almacén. Si que es cierto que en los comienzos no precisemos de cubrir la totalidad de áreas, por lo que conviene que el software sea modular y puedan irse incorporando módulos nuevos, según las propias necesidades de la empresa.
- Elección entre un software a medida o uno parametrizado: otra opción que hay que tomar. Si hablamos del estándar como principal ventaja está que muchas empresas suelen usar esta clase de programa y ello supone un ahorro considerable en cuanto a los costes. El punto menos ventajoso es que puede que no ser adapte del todo a las necesidades que tenga nuestra empresa. Podemos adaptar algunas funciones a lo que necesitamos. No debemos obviar el desarrollo a medida. En esta opción se crea desde cero, siempre dependiendo de lo que necesita la organización pero como gran “pega” están los costes más altos, así como la necesidad de un tiempo mayor de desarrollo y a la hora de implantarse. Se deberá también pensar en que vamos a depender de la empresa que cree el software.
- ¿Qué necesitamos técnicamente a la hora de implantar el programa?: hablamos de ordenadores, servidores, hardware, etc. Hay que pensar en el propio crecimiento de la empresa de cara a futuro y en las posibilidades existentes de que el programa pueda crecer paralelamente con la organización. Nunca debemos dejar de pensar que el programa lo tienen que usar los empleados. Deberá mejorar la productividad pero también ser fácil de usar. Un programa donde sea prioritario la agilidad, sencillo de usar, intuitivo y que mejore la vida de la empresa.
- La curva de aprendizaje: cuando optamos por un desarrollo a la medida de la empresa vamos a preciar un cierto tiempo para que el empleado tenga completo dominio del programa que si se usa un software estandarizado. Pensemos que, en la vida empresarial, se producen cambios en cuanto a personal y hay muchas horas que se pierden por estos motivos. No hablamos de decisiones fáciles de tomar, por lo que es de gran interés el poder hacer una prueba del sistema de gestión de la empresa por un tiempo antes de tomar una decisión El contar con distintas personas que pertenezcan a varios departamentos en la evaluación del programa puede ser de gran ayuda, para conocer las ventajas y la carencia de las mismas
- ¿Debe estar el programa en local o en la nube? Un aspecto importante actualmente es el de determinar si se quiere usar el programa de gestión en local o en la nube. Muchas veces pensamos que para estar en una oficia será mejor en local, pues la nube es mejor elección para las empresas que cuentan con más necesidades a nivel de movilidad. El caso es que debemos pensar en más cosas, puesto que, si se trabaja en la nube, hay que tener en cuenta que la inversión que se hace al principio no es tan alta. Debemos valorar, que los servidores en local no son necesarios o al menos no tendrán que tener una potencia tan elevada, por lo que no habrá que depender de la conexión que tengamos a nivel de Internet.
La nube se asocia el pago por utilización en muchos de os casos, por lo que solo vas a pagar por los recursos que utilices. El crecimiento también será más sencillo, puesto que en caso de que precisemos mayor funcionalidad, espacio o más usuarios, solo tenemos que adentrarnos en el panel de gestión del propio programa y hacer una contratación online. La actualización y el mantenimiento del software va a correr por parte de los proveedores, por lo que te quitas un problema más.
La empresa puede tener en la nube una interesante posibilidad de poder ofertar unas mejores condiciones laborales para sus empleados, pudiendo hacer una mejor conciliación, lo que es de gran ayuda a la hora de atraer talento a la organización. El contar con un poco adecuado software de gestión si que en ocasiones puede llegar a limitar a las empresas, especialmente cuando hablamos de la capacidad para maniobrar de las organizaciones.
- Los costes: si vamos al corto plazo, contar con software en la nube de la que hemos hablado antes, es de gran ayuda, pues se paga por el uso y esto hace que tenga una mayor rentabilidad. A la hora de valorarlo a medio plazo, las implementaciones a las instalaciones y con el hardware del que disponga la empresa ayuda a que se amorticen los gastos. Eso sí, no hay que olvidar que según pase el tiempo y haya que renovarse, vuelve a aumentar.
Sistema de gestión empresarial, fases ser implantado
Un aspecto que consideramos fundamental a la hora de elegir el sistema con el que vamos a gestionar la empresa es el de la propia implantación. Importante para las empresas que van cambiando a un programa nuevo. Cuando se arranca desde el principio el que empiece a funcionar puede ser sencillo, pero si hay que hacer cambios, la cosa se complica.
Cuando se toca el tema de los desarrollos a medida, es necesario muchas veces pasar por años para que se pulan todos los aspectos del programa en cuestión. El caso es que entre que se instala, se traspasan los datos, se ponen en marcha y se forma, puede para fácilmente una serie de meses. Por lo general, deberá pasar como mínimo un año, para que desde la empresa comiencen a notar una serie de beneficios con este nuevo sistema para la gestión de la empresa.
Todo esto hace que haya muchas empresas que alberguen una serie de dudas a la hora de implantarse. De igual manera por no poder ver de manera clara los beneficios que supone el cambio e implantación de unos programas de esta clase que hace que tengan mayor eficiencia y competitividad, frente a una competencia que cada vez es más dura y exige más por parte de las organizaciones.
Somos realistas, y es cierto que en estos años de grandes avances no todos los empresarios están preparados, especialmente en lo tecnológico para dar el salto tecnológico con la misma facilidad, pero muchos de ellos ya lo han hecho al ver la gran cantidad de ventajas que suponen unos cambios que realmente ayudan en el día a día.
Los beneficios para la mayoría de las empresas se ven casi al momento, pues muchos errores humanos y tiempos a la hora de gestionar diversos documentos se evitan y esto ha cambiado la manera de operar de muchas organizaciones.
Desde aquí os podemos animar a los que estéis dudando en su implantación, así como animaros a los que tengáis un software de gestión que no os esté dando el servicio que necesitéis, es tiempo para mirar entre las muchas opciones existentes en el mercado y ver la que se pueda adaptar de forma más eficaz a las necesidades que pueda haber.
Nuestra última recomendación es tomar la decisión con calma, pues de ello puede depender una buena funcionalidad de la empresa y unos beneficios que pueden ser tanto a corto como a medio y largo plazo. ¡Suerte con vuestra elección!
