Hoy en día todo es virtual. Nuestro dinero que está en el banco pero son solo dígitos, todos nuestros papeleos están en la famosa nube y hasta el sexo puede llegar a ser virtual. Aunque en este caso nada tiene que ver, uno con el otro. Por eso, ahora se han puesto de moda las oficinas virtuales.
Una oficina virtual es un espacio virtual en el que se llevan a cabo actividades parecidas a las de una oficina convencional, pero te ahorras un montón de dinero. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen, dentro de sus webs, servicios virtuales a sus clientes, proveedores y empleados, relativos a diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y en la prestación de servicios. Entonces la idea es que tú, como empresa, también lo hagas.
El servicio virtual no tiene fronteras. Cuando una persona utiliza este tipo de servicio puede, sin problemas, conducir su empresa desde otro país. Si un empresario quiere reducir los costos y no quiere arriesgar su capital con la creación de una empresa en otro país, la «oficina virtual» puede ser una solución muy buena. En Barcelona hay una empresa, CacPlus, que se dedica a este sector. Así te ofrece total flexibilidad de contratación por días, meses o años, garantizando el éxito total de tu actividad empresarial adaptando sus espacios a tus necesidades reales en cada momento.
Está claro que el comienzo de una empresa es muy complicado. Alquilar una oficina con una dirección comercial que te genere una buena imagen puede ser costoso. Por ejemplo, un piso de 82 metros cuadrados en la Madrid, puede tener un valor de 2.000 euros al mes, pero si está en una calle con más proyección, el mismo espacio puede costar hasta 5.000 euros. A estos gastos se agregan los servicios de limpieza, estacionamiento y hasta de cafetería. Con una oficina virtual esos gastos se pueden reducir en un 60%. Creo que la elección no es dudosa como puedes ver en este ejemplo de un abogado.
Adiós a la casa
Hace años el paso natural para un emprendedor era convertir su propia casa en su espacio de trabajo. Las desventajas son visibles desde el momento en el que suena el teléfono y contestan los familiares, hasta la complicada disciplina de dividir la labor profesional del oficio del hogar. Y fíjate si tienes a tu suegra viviendo contigo, o un día a la empresa que suministra la luz se le ocurre hacer obras. Con una oficina virtual se pueden mejorar la imagen de la empresa y resolver los servicios básicos que requiere un emprendedor.
Muchas organizaciones sin ánimo de lucro involucran a voluntarios en línea en sus proyectos, confiando en ellos tareas como coordinar otros voluntarios en línea, organizar campañas o eventos, alimentar sitios de Internet, colectar datos y crear manuales, entre otros. Las oficinas virtuales pueden usarse como opción para tener una oficina de tiempo completo, virtualmente atendida durante la noche. Es un mecanismo ideal para reducir el riesgo de empezar un negocio o una estrategia para expandirse a otros mercados.
