Cuando abordamos las razones por las que contratar servicios de custodia documentales hay que tener en cuenta que son variadas y es que las ingentes cantidades de información que se manejan han hecho que este servicio, como nos aseguran los profesionales de gitdoc.es que lidian con ello en su día a día.
Los dos motivos principales
Vamos a ver los dos más importantes:
Problemas de espacio
Falta espacio para continuar con el archivo de las copias físicas de la documentación que se genera, un espacio que se ocupa y que es caro o que no se precisa para realizar otras tareas de mayor productividad.
Responsabilidad sobre la documentación que se archiva
Siempre es necesario que haya una responsabilidad sobre el estado de lo archivado y gestionar dicha documentación.
Vamos a ver cinco motivos:
Ahorro de costes de almacenamiento
A veces hay una serie de documentos que se deben almacenar de forma indefinida, pero no por ello hay que gastar una fortuna cuando se almacenan los documentos. El caso es que cuesta bastante menos en almacenarse en las oficinas.
Este tipo de servicios se cobra por unidad almacenada, pudiendo ser la caja o contenedor en el que se almacenan documentos o de archivadores, pudiendo ser de forma directa el archivador.
Cuando se tienen que almacenar expedientes o historias clínicas, la unidad para facturarse son los metros de documentación almacenados.
Mejorar la seguridad para acceder a la documentación
La gestión de los documentos confidenciales necesita contar con un sistema de seguridad que tenga protección e identificación de los accesos, cámaras de seguridad, etc. Los negocios normales no suelen implementarlos en el archivo.
Cuando se hace uso de un servicio de custodia documental externalizada, la cual pasa la responsabilidad de la seguridad al proveedor de un servicio que si se selecciona bien, va a poder mantener segura toda la documentación de este tipo de la empresa.
Mejora la seguridad física de los documentos
Las instalaciones tienen unas grandes medidas de seguridad para dar garantías de la seguridad física. Podemos diferenciarlo del almacenamiento interno, donde la custodia de documentos en un centro que se construya en concreto, ofrecerá una protección magnífica contra rombos, incendios, inundaciones y también afrontando los desastres naturales.
Los documentos se van almacenando en un sistema de estanterías de gran densidad y pasando a protegerse con una tecnología de a la hora de detectar y para extinguir los incendios. Los sistemas de seguridad tienen muchas capas.
A la hora de afrontar la asignación de una sola zona de almacenamiento para la totalidad de la documentación de una empresa, no debemos olvidar que el inventario de documentos se va a separar y almacenar de manera anónima.
Solo se identifica por un código de barras, en varios sitios de la instalación. Si sucede que una persona sin autorización tiene acceso a la instalación, va a ser imposible la identificación de las cajas que pertenecen a una única empresa.
Mejora del acceso a los archivos
La tarea de afrontar la búsqueda de un archivo que se haya perdido en muchos casos puede ser de lo más desesperando, pues a veces los clientes o compañeros de trabajo precisan con urgencia de tener acceso a este tipo de información.
Para resolver todo esto, el almacenar los documentos en una empresa de custodia de documentos es garantía de que los archivos van a estar disponibles cuando se van a precisar, puesto que los archivos se codifican y se van siguiendo dentro de una base de datos para la gestión del inventario.
El que haya un portal para consultar documentación online de manera segura ayuda a que se pueda ver el inventario externo y poder ir solicitando los documentos cuando se desee. Hay proveedores que incluso nos dan la posibilidad de entregar la documentación en mano en las oficinas del cliente, tanto escaneada como enviada de forma digital.
La custodia documental externa te da tranquilidad
Tener garantías de que la información de la empresa va a estar segura, será accesible y se va a gestionar de forma correcta es toda una ventaja.
Cuando hay que tomar la decisión de elegir los documentos que deben ser conservados y cuáles son los que deben ser destruidos. De la misma forma, también se debe decidir si es preciso contar con una gestión de la retención adecuada.
Cuando no se hace así, la empresa es vulnerables a litigios. Cada uno de los expedientes tiene que tener asignado un marco de tiempo concreto de retención y deberá ser destruido de manera segura cuando llegue a un tiempo determinado. Este tipo de pensamientos se elimina con un buen servicio de gestión documental.
